Automatyzacja i cyfryzacja postępowań sądowych wyniki badania w sądach Przedmiot i charakterystyka badania W okresie od 10 maja do 30 czerwca 2023 roku Wydział Rozwoju Usług Sądowych Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości przeprowadził „Badanie oczekiwań w zakresie automatyzacji pracy w systemach teleinformatycznych w sądach”. Celem głównym badania było ustalenie, jakie faktyczne oczekiwania mają orzecznicy (sędziowie, asesorzy sądowi i referendarze sądowi) oraz urzędnicy i pracownicy sądów wobec: Oczekiwania sądów Najbardziej oczekiwane, najczęściej wybierane i uznane za najistotniejsze przez ogół respondentów funkcjonalności, polegają (co do zasady) na zautomatyzowaniu czynności pozwalających ustalić najważniejsze informacje o szeroko rozumianych uczestnikach postępowania, zazwyczaj poprzez uzyskanie informacji z zewnętrznych baz danych (PESEL, Rejestr Stanu Cywilnego, CEiDG, itp.), a także sądowych systemów repertoryjno-biurowych (wiedza o udziale uczestników w innych postępowaniach). Kolejną szeroko wyczekiwaną grupą funkcjonalności są te, które mają ułatwiać przetwarzanie papierowych dokumentów na edytowalną postać cyfrową. Respondenci w relatywnie niewielkim stopniu byli zainteresowani potencjalnie bardziej zaawansowanymi funkcjonalnościami (do zrealizowania za pomocą systemów sztucznej inteligencji) takimi jak: zautomatyzowane analizowanie materiału dowodowego czy automatyzowanie wybranych części postępowań odrębnych albo całych rodzajów postępowań i wspomaganie przy ich prowadzeniu (np. asystent wyroku łącznego, asystent postępowania o stwierdzenie nabycia spadku). Zbadano także oczekiwania w zakresie funkcjonalności przyszłego nowego sądowego systemu teleinformatycznego – według kategorii respondentów. Zasadniczo pokrywały się one z wymienionymi powyżej oczekiwaniami co do automatyzacji. Oczekiwania co do digitalizacji/cyfryzacji akt i całych postępowań Wbrew obiegowym opiniom, nie wszyscy zatrudnieni w sądach powszechnych na etapie przeprowadzania badania wykazali taką samą gotowość do zaakceptowania i korzystania z czynności zautomatyzowanych. W największym stopniu zaproponowanymi w ankiecie nowymi funkcjonalnościami dla sądowego systemu teleinformatycznego (23 propozycje) zainteresowani byli sędziowie i asesorzy sądowi, referendarze sądowi oraz asystenci sędziów. Grupą, która wykazała największe zainteresowanie większoścą przedstawionych w badaniu funkcjonalności, byli pracownicy o łącznym stażu pracy w sądach powszechnych od 5 do 10 lat. Na drugim biegunie znalazły się z kolei osoby o najdłuższym stażu pracy – od 25 do 30 lat oraz powyżej 30 lat. Na szczególną uwagę zasługuje rozbieżność stanowisk względem wprowadzenia akt elektronicznych. Ponad 40% respondentów badania była za pełną digitalizacją akt spraw sądowych w systemie informatycznym wraz z wydawaniem orzeczeń, zarządzeń i pism sądowych w postaci elektronicznej, a kolejne 8,8% ankietowanych oczekiwała takiego rozwiązania tylko dla wybranych rodzajów spraw, przy czym aż 47,4% uczestników badania nie jest zwolennikami pełnej digitalizacji akt, a według 17,2% nie należy tego robić nawet w ograniczonym zakresie. Zaprezentowane wyniki wskazują, iż konieczne jest szczegółowe rozpoznanie przyczyn tak dużej niechęci ankietowanych wobec digitalizacji/cyfryzacji akt i zastosowania najnowszych technologii. Nie wykluczamy możliwości przeprowadzenia kolejnego badania, zakładamy bowiem, że wyniki powinny posłużyć do wyboru czynności, które zostaną zautomatyzowane za pomocą robotyzacji czy sztucznej inteligencji , przy czym pamiętać należy, iż dla zapewnienia powodzenia jakichkolwiek wprowadzanych zmian konieczne jest rozwianie wszelkich obaw i rozwiązanie problemów z nimi związanych. Cały, liczący 102 strony raport, można pobrać poniżej. MS – raport z badania oczekiwań w zakresie automatyzacji pracy w systemach teleinformatycznych w sądach Jarosław Matuszczak sędzia Sądu Rejonowego w Malborku delegowany do pełnienia obowiązków głównego specjalisty w Wydziale Rozwoju Usług Sądowych Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości Settings
